Es ist Freitag nachmittag. Vielleicht geht es Dir wie vielen anderen Menschen: Das, was Du eigentlich diese Woche wirklich machen wolltest, hast Du vor lauter Alltagswahnsinn nicht geschafft. Du fragst Dich: Wie kann ich mich besser strukturieren? Wie gelingt es mir, mich mehr auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren? Was sind die wirklich wichtigen Dinge? In diesem Blogartikel verrate ich Dir die beste Frage, die ich gefunden habe. Diese Frage hat mir vor ein paar Wochen sehr geholfen, mich wieder zu fokussieren. Sie hat enorme Energie freigesetzt. Ich bin sicher, die Frage wird Dir genauso helfen.
Kein Fokus durch zu viele und sich verändernde Prioritäten
Wir sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr: Die Menge an Aufgaben, Projekten und generellen Möglichkeiten ist riesig und nimmt zu. Und wer sich in den sozialen Netzwerken oder Fachmagazinen tummelt, kommt vielleicht zu dem Schluss, jetzt sich noch unbedingt mit agilen Methoden auseinandersetzen zu müssen. Von ungeplanten Personalausfällen mal ganz zu schweigen. Erst diese Woche sagte mir ein Teamleiter: Bei uns wechseln die Prioritäten in der Produktion gerade stündlich. Unsere Psyche hat jedoch ein Bedürfnis nach Klarheit. Wir wollen verstehen, wo es hingeht. Ein klares, berechenbares Ziel pro Lebensbereich ist am besten sagen die Wissenschaftler. Das kann ich bestätigen.
Die To Do Liste ist voll und voll daneben
Gut gefühlt habe ich mich bis zum 8. April in diesem Jahr. Denn ich hatte zwei klare Ziele: Buch veröffentlichen und Marathon laufen. Diese beiden Ziele haben mich beruflich bzw. persönlich enorm fokussiert. Seit dem bin ich am schwimmen gewesen mit einer vollen To Do Liste: Kundenprojekte vor- und nachbereiten, Buch vermarkten, Newsletter schreiben, Fachartikel und Fachbücher lesen, Videos produzieren, Blogartikel schreiben, mehr twittern, neue Konzepte entwickeln … ich fühlte mich gut, wenn ich mal wieder ein To Do abgehakt habe. Das gute Gefühl ist aber nicht nachhaltig. Denn ich merke, dass ich mich selbst betrüge. Auf meine Liste kamen nur Sachen, die produktiv erscheinen. Mittel- und kurzfristig jedoch unproduktiv und unwirksam sind. Denn ich merke: irgendwie zahlen die To Dos nicht auf mein Ziel ein. Doch was genau ist mein Ziel? Was ist mein „Marathon-Projekt“?
Die EINE Frage für mehr Fokus und eine klare Priorität im Alltag
So grob wusste ich, was mein Ziel ist. Nein falsch: Ich wusste, was meine Ziele sind. Ich hatte nicht nur einen „Marathon“, sondern viele. Und genau das war das Problem. Ich wusste nicht, mit welchem Ziel ich anfangen sollte. Und so fing ich eine Woche mit Ziel A an und in der nächsten Woche mit Ziel B oder C. Ich verzettelte mich und machte vieles halbherzig. Ich ruderte von einem Leuchtturm zum Anderen. Dann traf ich auf das Buch „The ONE Thing“ von Gary Keller. Die Kernfrage aus dem Buch fesselte mich:
Welches ist die EINE Sache, die ich tun kann, sodass alles andere einfacher oder sogar überflüssig wird?
Diese Frage fokussiert radikal und erleichtert. Wir können nicht alles machen. Wir können uns immer nur auf eine Sache konzentrieren. Wir sollten uns von dem Märchen verabschieden, dass wir unseren Fokus aufteilen können.
Diese Frage funktioniert auch, wenn Du noch kein Ziel hast. Dann ist der Kontext zum Beispiel „Welches ist die EINE Sache, die ich JETZT(oder HEUTE) tun kann, sodass alles andere einfacher oder überflüssig wird?“ Die Frage funktioniert genauso für das ganz große Bild, das Gesamtbild oder einen Lebensbereich: Welches ist die EINE Sache, die ich in meinem Leben (oder zum Beispiel für meine Gesundheit) tun kann, sodass alles andere einfacher oder überflüssig wird?
Selbstführung ganz konkret: 5 Schritte für mehr Fokus im Alltag – die Spreu vom Weizen trennen
Wie geht das jetzt konkret in Deinem Alltag? Das weiß ich nicht! Doch ich weiß, wie sehr anschauliche Beispiele helfen. Und so teile ich Dir gerne mein Vorgehen mit. Denn ich selbst finde Geschichten aus dem Nähkästchen sehr hilfreich.
1. Aufgabenliste erstellen
Ich habe eine Liste mit all den regelmäßigen Aufgaben erstellt. Dazu habe ich mir meine To Do Listen der letzten Wochen genau angeschaut. Diese Liste umfasste 32 verschiedene Aufgaben.
Also: Schreib auf, was Du alles an Aufgaben hast. Du kannst Dich dafür auch einen Monat beobachten und parallel Deine Aufgaben dokumentieren.
2. Aufgaben analysieren und die Spreu vom Weizen trennen
Jede Aufgabe habe ich analysiert: Zahlt sie wirklich auf meine Ziele bzw. mein EINES Ziel ein? Ist sie nachhaltig wirkungsvoll? Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige? Gerade die letzte Frage hat mir geholfen, die Spreu vom Weizen zu trennen. Beispiel: Twittern, Newsletter schreiben und Fachliteratur lesen ist zwar nett und macht Spaß, doch diese To Dos sind für mein Ziel (fast) wirkungslos. Zum Schluss blieb eine Sache/Kernaufgabe übrig: Schreiben. Denn Schreiben sortiert mich, aus dem Schreiben entstehen Vorträge, Blogartikel und Bücher.
Frage Dich bei jeder Aufgabe: Ist sie überhaupt wirksam? Was passiert, wenn ich sie nicht erledige? Wenn nichts passiert, streiche die Aufgabe. Sie ist nicht die EINE Aufgabe.
3. Ein Ziel festlegen
Parallel habe ich mich mit meinen Zielen beschäftigt. Das mache ich sowieso schon regelmäßig, doch auch hier hat mir die EINE Frage geholfen, mich noch weiter zu fokussieren. Sprich ich habe nun wieder ein „Marathon-Ziel“ für mich beruflich gefunden. Und habe mich von vielen Zielen verabschiedet bzw. bin immer noch dabei. So werde ich mich immer mehr auf Vorträge und Impulsmodule fokussieren anstatt „alles“ anbieten zu wollen.
Frage Dich: Welche Ziele hast Du, welches ist das EINE Ziel, was Dich wirklich interessiert und von was solltest Du Dich verabschieden? Oder in einem kleineren Kontext: Welches ist das EINE Ziel für die nächste Woche, den nächsten Monat, die nächsten 3 Monate?
4. Einfach machen. Und nein sagen. Radikal.
Zusammen mit meinem EINEM Ziel habe ich die EINE Sache für die nächsten Monate gefunden: Mein 3. Buch wirksam sichtbar machen, durch Vorträge, Blogartikel, Fachartikel und Pressearbeit, etc. Die eine Sache ist bei mir also eine Art Zwischenziel. Dieses übersetze ich dann für jeden Monat in ein Monatsziel (z.B. „Vortrag finalisieren“), welches ich wiederum in EIN Wochenziel herunterbreche (z.B. „den roten Faden für den Vortrag entwickeln“). Jeden Tag widme ich meiner einen Sache nun mindestens 90 Minuten. Zumeist direkt morgens. In diesen 90 Minuten sage ich NEIN zu Störungen, Unterbrechungen und Ablenkungen. Abgesehen davon sage ich nein zu vielen anderen Aufgaben, die meine To Do Liste nur verstopfen würden – siehe oben.
Schaffe Dir Platz im Kalender und mach jeden Tag als erstes Deine eine wichtigste Sache. Und wenn es im ersten Moment nur 30 Minuten sind. Setz Dir einen Termin im Kalender. Informiere Dein Umfeld, was Du vorhast. So wird Dein Verhalten transparenter und Du kannst leichter um Verständnis fragen.
5. Das Tagesgeschäft produktiv erledigen
Du fragst Dich bestimmt auch: Was ist dann mit dem Tagesgeschäft, bleibt das liegen? Nein. Das Tagesgeschäft kommt danach, bei mir am Nachmittag, und wird mit Hilfe der Kernfrage ebenfalls strukturiert, zum Beispiel: Welches ist die EINE Sache, die jetzt im Kundenprojekt alles leichter machen würde? Ich merke, dass ich wirklich produktiver und klarer geworden bin. Und durch meine EINE Sache und den Fokus am Vormittag wird wiederum das Tagesgeschäft insgesamt leichter.
Das bedeutet für Dich: Hab keine Angst, dass Dein Tagesgeschäft liegen bleibt. Vertraue darauf, dass es Dir sogar leichter fallen wird. Frage Dich auch bei Deinen Projekten: Was ist die EINE Sache, die alles andere im Projekt leichter machen würde?
Freu Dich auf die Energie, die frei wird.
Diese fünf Schritte funktionieren sowohl für die persönliche Selbstorganisation als auch für die Fokussierung im Team/Projektteam. So kannst Du in einem Teammeeting/Jour Fixe einmal die Frage nach der Einen Sache stellen oder in einem Team-Workshop die fünf Schritte zur Fokussierung durchlaufen.
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