Meetings sind der Kernbestandteil von vielen Menschen in Organisationen. Doch nur die Wenigsten sind mit der Effektivität zufrieden. Gestern habe ich von Oscar Trimboli einen spannenden Artikel auf LinkedIn gelesen, wie er Dynamiken in Terminen und das gegenseitige Zuhören der Teilnehmenden untereinander beobachtet. Für diese Eindrücke bedankte ich mich. Darauf hin fragt er, welche Techniken ich nutze, damit sich die Menschen gehört fühlen und sich alle in einer Diskussion beteiligen und nicht nur die Dominanten.
Meine Antwort möchte hier in Deutsch und etwas ausführlicher formulieren. Es sind zwei Strukturen, die ich sehr bewusst einsetze. Diese funktionieren in kleinen Gruppen bis maximal 8 Teilnehmenden.
1. Zuhörkultur verbessern mit der “Sharing Round”
Ich nutze fast in jedem Workshop die sogenannte „Sharing Round“ – zu Deutsch „Austausch-Runde“ nach einem Themenblock. Der Ablauf ist ganz einfach: einmal reih um sagt jeder etwas, was ihm durch den Kopf geht, unklar ist. Die Reihenfolge lege ich fest (wer fängt an und mit dem Uhrzeigersinn oder dagegen) und ebenso die Spielregeln: ausreden lassen, kein Kommentieren, Bewerten, keine Diskussion. Ich dokumentiere Stichworte am Flipchart.
Diese Methodik hat verschiedene Vorteile:
- Als Moderatorin erhalte ich Transparenz: Was beschäftigt die Menschen zu diesem Thema, gibt es noch Fragen oder Erfahrungen? Sind sie beim Thema „dabei“ oder braucht es gerade etwas anderes?
- Jeder beteiligt sich am Austausch, nicht nur die Dominanten und Mutigen, sondern auch die Stilleren. Dies entspannt alle Anwesenden, egal ob extra- oder introvertiert. Denn es steht fest: Jeder hat seinen Redeanteil.
- Die Menschen hören meistens sehr verschiedene Sichtweisen, Fragen, Eindrücke und erleben, dass es nicht nur eine Perspektive gibt.
- Die Teilnehmenden fühlen sich gehört und eingebunden in den Prozess.
- Es geht schnell und so ist sehr effektiv ein Stimmungsbild möglich.
Zuletzt habe ich diese Methodik in einem Geschäftsführungs-Workshop angewendet. Kurz bevor ich mit „meiner“ Agenda richtig loslegen wollte, kam eine grundsätzlich strategische Frage von einem Teilnehmenden. Diese Frage habe nicht ich beantwortet, sondern ich habe sie an die Gruppe zurückgegeben und den nächsten Schritt, die Austauschrunde, anmoderiert: „Das ist eine entscheidende Frage und ich finde es wichtig, alle Stimmen, Perspektiven dazu zu hören. Wir gehen einmal herum im Uhrzeigersinn und jeder spricht aus, was ihm zu dieser Frage durch den Kopf geht.“ Dies hat sehr gut funktioniert und es ist durch das verbesserte Verstehen der verschiedenen Sichtweisen, Möglichkeiten und Gedanken sowie eine fundierte und gemeinsam getragene Antwort und strategische Sichtweise entstanden.
2. Reihenfolge festlegen – die “oberste” Person zuletzt
Meist sind verschiedene Hierarchien in einem Termin zusammen. Ich beobachte die Tendenz, dass die Chefin oder der Chef als erste Person spricht. So wird häufig der „Ton“ und die Richtung gesetzt. Die Gefahr ist, dass die weiteren Aussagen sich der oberen Führungskraft anpassen. Um dies auszuhebeln, lasse ich die oberste Hierarchiestufe bei diesen Runden sehr bewusst ganz zum Schluss sprechen und zwinge diese Person charmant zum Zuhören – zumindest durch die äußeren Strukturen. Auch dies moderiere ich kurz mit einem Augenzwinkern an oder habe es bereits im Auftragsklärungsgespräch thematisiert.
In welchem Termin kannst du das mal ausprobieren? Wie stellst du aktuell sicher, dass sich alle beteiligen und gehört fühlen?
(Bildquelle: Adobe)